Składki ZUS a rower elektryczny dla pracownika – interpretacja ZUS z 14-10-2024 r. – DI/100000/43/839/2024

Czy świadczenie w postaci udostępnienia pracownikom przez pracodawcę rowerów elektrycznych podlegają oskładkowaniu?

UZASADNIENIE

W dniu 16 września 2024 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek przedsiębiorcy o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem doręczonym dnia 26 września 2024 r.

Wnioskodawca zwraca się z prośbą o indywidualną interpretację dotyczącą oskładkowania przychodu dla pracownika, jakim jest „ryczałt” za użytkowanie rowerów elektrycznych zakupionych przez spółkę dla pracowników celem dojazdu do pracy. Pracodawca w całości sfinansował zakup rowerów dla pracowników. Rowery pozostaną własnością pracodawcy.

Koszty naprawy, eksploatacji rowerów oraz koszty dotyczące zużycia energii elektrycznej w celu doładowania baterii będą leżały po stronie pracownika. Rowery będą przekazane wszystkim pracownikom, bez względu na miejsce zamieszkania. Zakup rowerów elektrycznych był świadomą inwestycją pracodawcy celującą w poprawę jakości życia i zdrowia pracowników oraz redukcję zanieczyszczenia powietrza. Wnioskodawca wystąpił również z wnioskiem do kas o wydanie interpretacji indywidualnej w sprawie zaliczenia ryczałtu za użytkowanie rowerów elektrycznych do przychodu ze stosunku pracy. Wnioskodawca składając wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zwraca się z prośbą o przyjęcie oświadczenia, że zagadnienia, o których stanowi wniosek, będą stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy, traktując takie oświadczenia jako element opisu zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca kieruje pytanie, czy ryczałt oszacowany na podstawie uśrednionych cen rynkowych najmu rowerów elektrycznych pomniejszony o uśrednione koszty eksploatacji oraz energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania baterii wlicza się do podstawy oskładkowania wynagrodzenia pracownika.

We własnym stanowisku w sprawie wnioskodawca wskazuje, że przeanalizował definicje ustawowe, czym jest pojazd samochodowy, pojazd elektryczny i skonfrontował wymienione cechy charakterystyczne z cechami roweru elektrycznego. Wnioskodawca, opierając się na wykładni artykułów: art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych, art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. prawo o ruchu drogowym, art. 12 pkt 2a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wywnioskował, że rowery elektryczne nie kwalifikują się do kategorii pojazdów elektrycznych ani pojazdów samochodowych.

Maksymalna prędkość, jaką osiągają zakupione przez pracodawcę rowery elektryczne wynosi 25 km/h.

Powyższe stanowisko odnoszące się do zakwalifikowania rowerów elektrycznych do kategorii samochodu/motoroweru wnioskodawca dodatkowo skonsultował z kilkoma stacjami kontroli pojazdów.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania roweru służbowego do celów prywatnych płatnik ustalił opierając się częściowo na założeniach art. 12 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: „wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców-jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy”.

W związku z powyższym wnioskodawca dokonał przeglądu rynku zajmującego się wynajmem rowerów elektrycznych na godziny, ustalił uśrednioną kwotę w skali miesiąca, podzielił ją przez uśrednioną liczbę dni do przepracowania w miesiącu; otrzymaną wartość pomniejszył o średnioroczne koszty eksploatacji oraz koszty ładowania baterii (koszty energii elektrycznej będą występowały po stronie pracownika).

Wnioskodawca opierając się na § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) oraz powołując się na wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 24 czerwca 2015 r. XIV U 933/2015 uznał, że spełnione zostały zawarte we wskazanym artykule przesłanki oraz ustalony ryczałt za użytkowanie rowerów elektrycznych spełnia kryteria wskazane w niniejszym wyroku sądu, odnoszące się literalnie do przytoczonego artykułu rozporządzenia, zatem ryczałt za użytkowanie rowerów elektrycznych przez pracowników jest wyłączony z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne.

§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia: 26) korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, pracodawca dokona bowiem zapisu o wprowadzeniu ryczałtu za użytkowanie rowerów elektrycznych w regulaminie pracy/innym wewnątrzzakładowym dokumencie. Średnia cena zakupionych przez pracodawcę rowerów elektrycznych, które będą wypożyczone pracownikom, wynosi (…) zł brutto.

Nawiązując do wyżej przytoczonego wyroku sądu okręgowego: sąd w sentencji niniejszego wyroku stwierdził, iż z brzmienia § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. wprost wynika, iż z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne korzystają jedynie te przychody, które:- wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,- przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych, niż detaliczne lub formę usługi).

Wnioskodawca stwierdza, że oba powyższe warunki wraz kryterium częściowej odpłatności po stronie pracownika będą spełnione – pracownik będzie bowiem pokrywał koszty energii elektrycznej (konieczne) oraz eksploatacji/naprawy, zatem ryczałt za użytkowanie rowerów elektrycznych dla pracowników nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Uzupełniając wniosek pismem złożonym dnia 26 września 2024 r. wnioskodawca wskazał, że pracodawca w zarządzeniu wprowadzającym ryczałt za użytkowanie rowerów elektrycznych dla pracowników, które to zarządzenie stanowi w spółce prawomocny dokument wewnątrzzakładowy regulujący kwestie związane z naliczaniem wynagrodzeń oraz dodatkowymi jego składnikami, wprowadzi zapis o uprawnieniu do korzystania z przed miot u/usługi w postaci użytkowania roweru przy jednoczesnym współfinansowaniu usługi przez pracownika i pracodawcę po cenie niższej niż detaliczna. Pracownik w momencie przekazania roweru do użytkowania dokona także częściowej wpłaty do pracodawcy z tytułu nabycia prawa do użytkowania/korzystania – sfinansowanie znacznej części wartości roweru pozostanie bowiem nadal po stronie pracodawcy. Ryczałt za użytkowanie rowerów wyznaczony został przez pracodawcę w odniesieniu do aktualnie obowiązujących cen najmu rowerów elektrycznych. Pracodawca dokonał przeglądu rynku i dostrzegając znaczne wahania cen w odniesieniu do najmu rowerów w przeliczeniu na czas wypożyczenia roweru, ograniczy wyliczenia jedynie do czasu, w którym pracownik jest w stanie potencjalnie przemierzyć odległość dzielącą miejsce zamieszkania od zakładu pracy. Przesłanka indywidualnego charakteru korzyści zostanie spełniona, bowiem dany pracownik otrzyma do użytkowania jeden konkretny rower (korzystanie z rowerów nie będzie wymienne między pracownikami). Poniesione przez pracownika wydatki będą dokumentowane fakturami/paragonami, natomiast w przypadku braku możliwości wyznaczenia wysokości konkretnego kosztu brane pod uwagę będą szacunkowe/uśrednione ceny rynkowe poniesionych kosztów.

Mając na uwadze treść wniosku, jak również obowiązujące w tym przedmiocie przepisy prawa Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje.

Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy 2 dnia 6 marca 2013 r. Prawo przedsiębiorców w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne. Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców uznać należy za nieprawidłowe.

Zgodnie z treści art. 18 ust. 1 i 2 w związku z art. 20 ust.l ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się i wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość Innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z treści par. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynika natomiast, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

W myśl zaś § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Z literalnego brzmienia par. 1 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia wynika, iż z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe korzystają jedynie te przychody, które

– wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

– przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych, niż detaliczne lub formę usługi).

W świetle powyższego składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialny wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegający na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Pracownik uzyska efekt, o którym mowa w przepisie rozporządzenia wówczas, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik zobowiązany byłby w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr.

W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia przedmiotu, a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Jest to równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od ww. wartości.

Nie zawsze jednak i nic w każdym przypadku „daną korzyść” można wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, choćby teoretycznie zostały spełnione przesłanki wynikające z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 13 grudnia 1993 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W przypadku nieodpłatnego wykorzystania do celów prywatnych roweru elektrycznego będącego własnością pracodawcy pracownik nie nabywa po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów bądź usług, a jedynie bezpłatnie korzysta z rzeczy, która jest własnością pracodawcy. Nie można tego uznać także za korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Tego faktu nie zmienia to, że pracodawca wprowadzi odpowiednie zapisy do układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu – nawet jeśli to będą zapisy o symbolicznej odpłatności czy ponoszeniu kosztów eksploatacji. Tu można przytoczyć wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 7 marca 2016 r. sygn. akt III AUa 493/15, w którym sąd stwierdza: „W ocenie sądu odwoławczego uprawnione jest wnioskowanie sądu pierwszej instancji, że pojęcie „środki lokomocji” objęte przepisem § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia obejmuje środki transportu publicznego oraz transportu organizowanego przez pracodawcę. Nie ulega też żadnych wątpliwości, że regulacja została wprowadzana celem umożliwienia pracodawcy organizacji „przejazdów” pracowników, czyli dojazdów do pracy, z pracy oraz w celu wykonywania obowiązków służbowych, a także innych przejazdów związanych z zatrudnieniem organizowanych przez pracodawcę (np. wyjazdy na majówkę, grzybobranie, do kina, teatru czy inno), bez obciążenia daniną na ubezpieczenia społeczne. Przy czym Sąd Apelacyjny podziela stanowiska skarżącego, że pojęcie środki lokomocji obejmuje także środki niepublicznego transportu, a więc także samochody osobowe, jako maszyny przeznaczane do przemieszczania się. Nadto nie ulega żadnej wątpliwości, że korzystanie przez pracowników z majątku (środków trwałych| płatnika – samochodów służbowych dla celów prywatnych (i to bez względu czy cele prywatne są określone czy niej, przy dokonywaniu symbolicznej odpłatności wyliczonej w sposób określony przez płatnika, stanowi przysporzenie majątkowe pracowników i w ocenie sądu odwoławczego taka korzyść majątkowa pracownika powinna stanowić także podstawę oskładkowania w rozumieniu ustawy systemowej. Zatem takie przysporzenie nie podlega wyłączeniu na podstawie wskazanego na wstępie uregulowania.

Podsumowując, w ocenie Zakładu wartość ryczałtu za udostępnienie pracownikom przez pracodawcę rowerów elektrycznych będących własnością pracodawcy, opisanych we wniosku, nie będzie podlegać wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję